PARTE I – Regole di comportamento: rapporti interni
1. Rapporti con dipendenti e collaboratori
PicenAmbiente riconosce l’importanza delle risorse umane quale principale fattore di successo di ogni impresa in un quadro di lealtà e fiducia reciproche tra datore e prestatori di lavoro.
Nella selezione dei dipendenti e dei collaboratori, la valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla rispondenza dei profili dei candidati alle esigenze aziendali.
PicenAmbiente, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi o forme di clientelismo nelle fasi di selezione e assunzione del personale, valutando i candidati sulla base di criteri di merito, di competenza e di professionalità, tenuto conto delle esigenze aziendali.
Il personale è assunto con contratto di lavoro nei modi previsti dalla normativa e dalla contrattazione collettiva vigente e della normativa previdenziale, fiscale ed assicurativa.
Non è consentita alcuna posizione di lavoro irregolare o di “lavoro nero”.
Non è consentito richiedere a dipendenti e collaboratori, come atto dovuto al proprio superiore, comportamenti contrari a quanto previsto nel presente Codice Etico.
2. Aggiornamento e formazione delle risorse umane
PicenAmbiente favorisce il continuo miglioramento della professionalità dei propri dipendenti e collaboratori, anche attraverso lo svolgimento di iniziative di formazione, allo scopo di arricchirne l’esperienza ed il patrimonio professionale e culturale.
In questo ambito, riveste particolare importanza la comunicazione tra il personale dirigente ed i dipendenti e collaboratori, al fine di fornire loro direttive comportamentali e professionali.
3. Tutela delle risorse umane
PicenAmbiente garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi collaboratori, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione degli infortuni sul lavoro e protezione dei lavoratori.
PicenAmbiente svolge la propria attività a condizioni tecniche, organizzative ed economiche tali da consentire che siano assicurati una adeguata prevenzione infortunistica ed un ambiente di lavoro salubre e sicuro.
PicenAmbiente vigila affinché non siano posti in essere atti di violenza o di coercizione psicologica nonché ogni atteggiamento o comportamento che leda la dignità della persona.
PicenAmbiente vigila, altresì, affinché non siano posti in essere quei comportamenti volti ad indurre o a costringere, direttamente o indirettamente, i dipendenti ad adottare condotte in violazione del presente Codice Etico o dei regolamenti interni.
4. Sicurezza e salute sul lavoro
PicenAmbiente si impegna a tutelare, a diffondere ed a consolidare una cultura della sicurezza e della salute nei luoghi di lavoro, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i dipendenti e i collaboratori.
PicenAmbiente si impegna, altresì, ad esplicitare chiaramente e rendere noti, mediante Comunicazioni e Ordini di Servizio, i criteri fondamentali in base ai quali vengono prese e sono attuate le decisioni, di ogni tipo e ad ogni livello, in materia di salute e sicurezza sul lavoro (anche per quanto attiene le attività di prevenzione dei rischi, di informazione e formazione e di approntamento dei mezzi necessari), coerenti con i seguenti principi:
- evitare i rischi;
- valutare i rischi che non possono essere evitati;
- combattere i rischi alla fonte;
- adeguare il lavoro all’uomo, in particolare per quanto concerne la concezione dei posti di lavoro e la scelta delle attrezzature di lavoro e dei metodi di lavoro e di produzione,
- tener conto del grado di evoluzione della tecnica;
- per quanto tecnicamente possibile, sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso;
- programmare la prevenzione, mirando ad un complesso coerente che integri nella medesima la tecnica, l’organizzazione del lavoro, le condizioni di lavoro, le relazioni sociali e l’influenza dei fattori e dell’ambiente di lavoro;
- dare la priorità alle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale;
- impartire adeguate istruzioni ai lavoratori.
5. Trattamento dei dati personali di dipendenti e collaboratori
La privacy di dipendenti e collaboratori è tutelata mediante l’adozione di adeguate regole in relazione alla tipologia di informazioni da richiedere e mediante l’utilizzo di specifiche modalità di trattamento e conservazione dei dati personali.
Il trattamento dei dati personali di dipendenti e collaboratori è ammesso soltanto nel rispetto della legislazione vigente e, comunque, offrendo agli stessi la più ampia informativa ed assistenza.
6. Principi di comportamento dei dipendenti e dei collaboratori nei rapporti con la Società
Il comportamento di ogni dipendente e collaboratore si conforma ai principi di professionalità, trasparenza, correttezza, collaborazione ed onestà espressi dal nostro ordinamento, nonché al rispetto delle regole dettate dal Codice Etico, delle norme contrattuali regolanti il rapporto di lavoro con PicenAmbiente e delle disposizioni ed istruzioni attinenti l’attività aziendale.
PicenAmbiente vigila affinché i dipendenti ed i collaboratori operino in sintonia con le politiche aziendali e, sia nei luoghi di lavoro che all’esterno, si comportino con lealtà, disponibilità e cortesia nei confronti dei colleghi e delle altre persone con le quali entrano in relazione durante l’espletamento delle loro mansioni.
È fatto divieto ai dipendenti ed ai collaboratori costituire, promuovere o organizzare associazioni aventi lo scopo di commettere delitti o associazioni di tipo mafioso.
Ogni dipendente o collaboratore che venisse a conoscenza di violazioni ovvero di tentate violazioni, in ambito aziendale, del presente Codice Etico, è tenuto a segnalarle all’Organismo di Vigilanza. Laddove le segnalazioni risultino essere palesemente infondate, al dipendente o al collaboratore responsabile potranno essere applicate le sanzioni di cui al Sistema Disciplinare.
7. Utilizzo di beni, mezzi e risorse aziendali
I dipendenti ed i collaboratori sono tenuti a impiegare beni, mezzi e risorse messi a loro disposizione nel rispetto della loro destinazione d’uso ed in modo da tutelarne la conservazione e la funzionalità.
Nell’utilizzo dei beni, dei mezzi e delle risorse aziendali, essi sono pertanto vincolati ad assumere comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’uso.
Ciascun dipendente e collaboratore è responsabile dei beni, mezzi e risorse a lui affidati ed è tenuto ad informare tempestivamente il proprio responsabile circa il loro utilizzo distorto o dannoso per il patrimonio di PicenAmbiente.
PARTE II – Regole di comportamento: rapporti con i terzi
1. Rapporti con i terzi: principi generali
In coerenza con i principi di legalità, lealtà, correttezza e trasparenza espressi nel nostro ordinamento, è fatto divieto ai membri degli organi sociali, ai dipendenti ed ai collaboratori di PicenAmbiente di fare o promettere a terzi, anche in forma indiretta, dazioni di danaro o di altre utilità, allo scopo di promuovere o favorire indebitamente gli interessi di PicenAmbiente, nonché di accettare per sé o per altri la promessa ovvero la dazione di somme di denaro o altra utilità per promuovere o favorire indebitamente l’interesse di terzi.
È consentita soltanto l’elargizione di omaggi di carattere simbolico o di modico valore, ascrivibile ad attività di promozione ovvero ad atti di cortesia, anche per quanto riguarda i soggetti pubblici, o comunque a soggetti riconducibili, direttamente o indirettamente, alla Pubblica Amministrazione. E’ pertanto vietato distribuire omaggi al di fuori di quanto previsto dalla prassi aziendale (vale a dire, ogni forma di regalo eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolto ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività aziendale). Tale prassi aziendale può essere derogata in occasione degli eventi natalizi organizzati da PicenAmbiente.
Laddove insorgano, nello svolgimento delle attività aziendali, divergenze con i terzi, PicenAmbiente è disponibile alla ricerca di soluzioni conciliative, allo scopo di superare le contrapposizioni nel miglior modo possibile.
2. Rapporti con l’utenza
PicenAmbiente impronta la propria attività alla soddisfazione e cura dell’utenza.
In particolare, PicenAmbiente si impegna a:
- garantire un servizio di qualità, sia sotto il profilo tecnico-operativo che sotto il profilo della relazione con l’utenza;
- realizzare un sistema innovativo di gestione dei servizi, creando sinergie, ottimizzando le risorse all’interno di un miglior rapporto costi/qualità e assicurando ulteriori margini di crescita e sviluppo;
- coniugare la capacità di rispondere positivamente alle aspettative del mercato con l’obiettivo di fornire sempre risposte adeguate ai bisogni dei propri interlocutori, garantendo la qualità, la continuità e la sicurezza dei servizi, il rispetto dell’ambiente e un rapporto costante col territorio;
3. Rapporti con la committenza
PicenAmbiente impronta la propria attività al criterio della qualità, intesa essenzialmente come obiettivo del pieno soddisfacimento della committenza.
Nei rapporti con la committenza PicenAmbiente assicura correttezza e chiarezza nelle trattative commerciali e nell’assunzione dei vincoli contrattuali, nonché il fedele e diligente adempimento contrattuale.
In particolare, PicenAmbiente si impegna a:
- rispettare le procedure operative e gli standard di prodotto concordati con gli enti committenti;
- avanzare proposte volte alla razionalizzazione e semplificazione delle procedure, a beneficio dell’utenza, degli enti committenti e della stessa PicenAmbiente.
I rapporti con la committenza sono regolati da specifici accordi, i quali sono improntati alla massima chiarezza e comprensibilità.
PicenAmbiente S.p.A. ricorre al contenzioso solo quando le sue legittime pretese non trovano nell’interlocutore la dovuta soddisfazione.
Nella conduzione di qualsiasi trattativa devono sempre evitarsi situazioni nelle quali i soggetti coinvolti nelle transazioni siano o possano apparire in conflitto di interesse.
4. Rapporti con altri operatori e la concorrenza in genere
PicenAmbiente crede nella libera e leale concorrenza ed orienta le proprie azioni all’ottenimento di risultati competitivi che premino la capacità, l’esperienza e l’efficienza.
PicenAmbiente ed i suoi collaboratori devono tenere comportamenti corretti negli affari di interesse della Società e nei rapporti con la Pubblica Amministrazione.
Qualsiasi azione diretta ad alterare le condizioni di corretta competizione è contraria alla politica aziendale della Società ed è vietata ad ogni soggetto che per essa agisce.
In nessun caso il perseguimento dell’interesse della Società può giustificare una condotta dei vertici o dei collaboratori della Società che non sia rispettosa delle leggi vigenti e conforme alle regole del presente Codice.
In ogni comunicazione con l’esterno le informazioni riguardanti la Società e le sue attività devono essere veritiere, chiare, verificabili.
È vietato adoperare violenza o minaccia al fine di impedire o turbare l’esercizio di un’industria o di un commercio.
È altresì vietato compiere atti di concorrenza con minaccia o violenza nell’esercizio di un’attività commerciale, industriale o comunque produttiva.
Infine, nei rapporti con la concorrenza PicenAmbiente S.p.A. si impegna a rispettare il principio della competizione di mercato, funzionale al miglioramento del rapporto tra qualità e prezzo del servizio, evitando atti di concorrenza sleale nei confronti degli altri operatori del settore.
In particolare PicenAmbiente S.p.A. si impegna a:
-
- non porre in essere atti di denigrazione e di appropriazione dei pregi e delle caratteristiche dell’altrui attività;
- non porre in essere atti comunque idonei a danneggiare altri operatori;
- non porre in essere riferimenti comparativi atti a svalutare l’altrui operato, fatto salvo il diritto di compiere attività promozionali e pubblicitarie intese ad illustrare le caratteristiche ed i vantaggi della prestazione offerta;
- non porre in essere atti che mirino a sottrarre ad altri operatori dipendenti, collaboratori economicamente inseriti nell’organizzazione, attraverso comportamenti denigratori o scorretti.
5. Rapporti con soggetti terzi
Nella selezione e nelle relazioni con soggetti terzi PicenAmbiente valuta la convenienza economica, le capacità tecniche ed economiche e la complessiva affidabilità dei suoi interlocutori.
In particolare, PicenAmbiente tiene conto di elementi quali la solidità finanziaria, le capacità e le risorse progettuali, il know-how e l’adozione di appositi sistemi di controllo della qualità aziendale.
PicenAmbiente vigila affinché le trattative ed i rapporti negoziali con i soggetti terzi siano improntati alla massima correttezza e serietà e siano condotti nel rispetto della normativa vigente.
I rapporti con i soggetti terzi, ivi inclusi quelli finanziari e gli altri contratti accessori, sono regolati da specifici accordi, i quali sono improntati alla massima chiarezza e comprensibilità ed in modo da scongiurare ogni abuso di dipendenza economica.
6. Rapporti con le Autorità di Vigilanza e gli Organi Istituzionali
Nelle relazioni con le Autorità di Vigilanza PicenAmbiente si ispira a principi di integrità e di correttezza professionale, evitando di influenzare le loro decisioni o di richiedere trattamenti di favore mediante la promessa, l’offerta o la concessione di compensi o di altre utilità.
PicenAmbiente intrattiene con i predetti soggetti rapporti improntati alla piena e fattiva collaborazione, mettendo a disposizione, con tempestività, qualsiasi informazione richiesta dalle stesse nello svolgimento delle attività istruttorie e conformandosi ai provvedimenti emanati.
Al fine di garantire la massima trasparenza, PicenAmbiente si impegna, altresì, ad evitare di trarre qualsiasi forma di indebito vantaggio da eventuali rapporti personali o di parentela con funzionari delle Autorità.
PicenAmbiente, nei rapporti con gli Organi Istituzionali dello Stato, delle Regioni e degli Enti Locali, nonché con quelli Internazionali, finalizzati a consentire la valutazione, da parte di PicenAmbiente stesso, dell’attività legislativa ed amministrativa nei settori di interesse, adotta, in ogni caso, una condotta corretta e trasparente, evitando qualsiasi atteggiamento di natura collusiva o coercitiva.
7. Rapporti con la Pubblica Amministrazione
I rapporti tra i membri degli organi sociali, i dipendenti ed i collaboratori, da un lato, e, dall’altro, la Pubblica Amministrazione, italiana o estera, devono essere sempre ispirati ai principi di legalità, lealtà, correttezza e trasparenza espressi dal nostro ordinamento, avuto specifico riguardo alle finalità espresse dal D.lgs. 231/2001.
Nei confronti di rappresentanti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione sono vietate la ricerca e l’instaurazione di relazioni personali di favore, influenza, ingerenza idonee a condizionare, direttamente o indirettamente, l’esito del rapporto; sono altresì vietate le offerte di beni o di altre utilità a rappresentanti, funzionari o dipendenti delle pubbliche amministrazioni, anche per interposta persona.
Non è ammessa alcuna forma di regalo verso i soggetti pubblici o comunque a soggetti riconducibili, direttamente o indirettamente, alla Pubblica Amministrazione.
E’ vietato ai componenti degli organi sociali, ai dirigenti, dipendenti e collaboratori:
- promettere o concedere denaro, vantaggi o altra utilità, al fine di ottenere il rilascio di concessioni, licenze ed autorizzazioni da parte della Pubblica Amministrazione nonché agevolazioni contributive, previdenziali e/o assistenziali o per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la Pubblica Amministrazione;
- cercare di influenzare, quando è in corso una qualsiasi trattativa d’affari, richiesta o rapporto con la Pubblica Amministrazione, le decisioni della controparte, comprese quelle dei funzionari che trattano o prendono decisioni, per conto della Pubblica Amministrazione;
- adottare comportamenti contro legge e/o contro la corretta pratica commerciale nel caso specifico dell’effettuazione di una gara con la Pubblica Amministrazione;
- presentare dichiarazioni non veritiere ovvero porre in essere artifici e raggiri diretti all’indebito conseguimento di contributi, erogazioni, finanziamenti;
- impedire o ostacolare l’esercizio delle funzioni ispettive da parte della Pubblica Amministrazione al fine di evitare l’applicazione di una sanzione o di negoziarne l’importo;
- intraprendere (direttamente o indirettamente) azioni volte a esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare rappresentanti, dipendenti o funzionari della Pubblica Amministrazione.
Se l’ente utilizza un consulente o un soggetto “terzo” per essere rappresentato nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione, si dovrà prevedere che nei confronti del consulente e del suo personale o nei confronti del soggetto “terzo” siano applicate le stesse direttive valide anche per i dipendenti dell’ente.
PicenAmbiente non potrà farsi rappresentare nei rapporti con la Pubblica Amministrazione da soggetti terzi quando, in base alle informazioni disponibili, si possa configurare un conflitto di interessi.
Infine, nel caso di trattativa d’affari, richiesta o rapporto commerciale con la Pubblica Amministrazione sono vietate ai componenti degli organi sociali, ai dirigenti, dipendenti e collaboratori, le seguenti azioni:
- esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale;
- offrire o in alcun modo fornire omaggi;
- sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.
Possono inoltre sussistere divieti legati ad assumere, alle dipendenze dell’ente, ex impiegati della Pubblica Amministrazione (o loro parenti), che abbiano partecipato personalmente e attivamente alle trattativa d’affari, o ad avallare le richieste effettuate dall’ente alla Pubblica Amministrazione.
8. Rapporti con l’Autorità Giudiziaria
I rapporti con l’Autorità Giudiziaria devono essere improntati ai principi di trasparenza, lealtà e collaborazione.
E’ quindi fatto assoluto divieto di:
- porre in essere condotte tali da integrare la fattispecie di reato previste dall’art. 25 novies del Decreto;
- coartare, in qualsiasi forma e con qualsiasi modalità, la volontà di rispondere all’Autorità Giudiziaria di soggetti chiamati a rendere dichiarazioni o di indurre questi ad avvalersi della facoltà di non rispondere;
- indurre, in qualsiasi modo, i soggetti chiamati a rendere dichiarazioni di fronte all’Autorità Giudiziaria, a rendere dichiarazioni non veritiere;
- elargire, offrire o promettere denaro, omaggi, regali o altri vantaggi a persone chiamate a rendere dichiarazioni di fronte all’Autorità Giudiziaria;
- porre in essere qualsiasi comportamento che, pur non integrando in concreto l’ipotesi criminosa sopra delineata, possa in astratto diventarlo.
Inoltre, ai fini dell’attuazione dei comportamenti di cui sopra:
- nei rapporti con l’Autorità Giudiziaria, occorre assicurare che gli indagati o imputati in un procedimento penale, specie ove avente ad oggetto procedimenti in cui la Società può essere direttamente o indirettamente coinvolta, siano liberi di esprimere liberamente le proprie rappresentazioni dei fatti ove decidano di sottoporsi alle domande;
- occorre garantire che l’Organismo di Vigilanza sia avvisato di ogni violenza o minaccia, pressione, offerta o promessa di danaro o altra utilità, ricevuta al fine di alterare le dichiarazioni da rendere all’Autorità Giudiziaria o di non renderle;
- coloro che svolgono una funzione di controllo e supervisione in ordine agli adempimenti connessi all’espletamento delle suddette attività devono porre particolare attenzione sull’attuazione degli adempimenti stessi e riferire immediatamente all’Organismo di Vigilanza eventuali situazioni di irregolarità.
9. Rapporti con gli Enti di Certificazione
Nelle relazioni con gli Enti di Certificazione e in generale nella gestione di tutte le attività connesse alle certificazioni UNI EN ISO 9001 E 14001, PicenAmbiente assicura la salvaguardia dai reati di corruzione tra privati, vietando ai componenti degli organi sociali, ai dirigenti, dipendenti e collaboratori, la promessa o dazione di denaro o altra utilità non dovuti ad un dipendente, dirigente o amministratore di una società autorizzata al rilascio di certificazioni UNI EN ISO (nel caso specifico 9001 e 14001) al fine di indurlo a rilasciare il certificato di qualità e/o ambiente in presenza di non conformità gravi (atto contrario ai suoi doveri e a danno della società di appartenenza).
PARTE III – Modalità di attuazione e controllo del rispetto del Codice Etico
1. Attuazione e controllo del rispetto del Codice Etico
PicenAmbiente S.p.A. adotta opportuni strumenti e procedure al fine dell’attuazione e del rispetto del Codice Etico.
PicenAmbiente affida tali funzioni all’Organismo di Vigilanza istituito ex D.lgs. 231/2001.
L’Organismo di Vigilanza verifica l’applicazione e il rispetto del presente Codice Etico nonché del “Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.lgs. 231/2001”, finalizzato a prevenire la commissione di particolari tipologie di reati previsti dal citato Decreto, al cui contenuto si rinvia integralmente.
Ogni dipendente o collaboratore che venisse a conoscenza di violazioni, ovvero di tentate violazioni, in ambito aziendale, del presente Codice Etico, è tenuto a segnalarle al proprio superiore gerarchico, se commesse da altri dipendenti o collaboratori, ovvero, all’Organismo di Vigilanza se commesse dai propri superiori gerarchici.
All’Organismo di Vigilanza non spettano comunque compiti, né sono attribuiti poteri decisionali o di tipo impeditivo in ordine allo svolgimento delle rispettive attività da parte dei destinatari del Modello, anche con riferimento a quanto previsto nel Codice Etico.
2. Inosservanza e sanzioni
Con l’obiettivo di assicurare il rispetto delle regole di comportamento individuate nel presente Codice Etico PicenAmbiente adotta un adeguato sistema sanzionatorio.
Tutte le sanzioni dovranno essere irrogate in ogni caso nel rispetto di quanto previsto nel Modello adottato ai sensi del D.lgs. 231/2001.
Sono soggetti al sistema disciplinare tutti i destinatari del Codice Etico, ovverosia i membri degli organi sociali, il personale dirigente, il personale dipendente ed i collaboratori di PicenAmbiente.
Impiegati e Quadri
Nel caso di violazione delle regole contenute nel Codice Etico da parte di Impiegati e Quadri agli stessi potranno essere comminate le sanzioni individuate dalla contrattazione collettiva applicata ai dipendenti.
Dirigenti
La violazione del Codice Etico da parte di un dirigente potrà giustificare la revoca delle procure eventualmente conferite al dirigente stesso, ovvero, ove possibile, l’assegnazione a diverso incarico o, nei casi più gravi, il licenziamento.
Collaboratori
La violazione del Codice Etico da parte di fornitori, appaltatori, subappaltatori, collaboratori esterni o partner potrà determinare la risoluzione del rapporto contrattuale, ovvero il diritto di recesso dal medesimo.
Tale clausola risolutiva espressa dovrà essere inserita in ogni contratto con i principali fornitori.
Legale Rappresentante
Laddove l’Organismo di Vigilanza ravvisi, nel comportamento del Legale Rappresentante, una violazione delle regole di comportamento contenute nel Codice Etico, assume i più opportuni provvedimenti, per l’eventuale adozione, nei confronti del Legale Rappresentante di PicenAmbiente, dei provvedimenti previsti dalla normativa vigente.
PROTOCOLLO PER LA PREVENZIONE DELLA CORRUZIONE TRA PRIVATI (MODELLO 231)
SCOPO
Scopo del presente protocollo (“Protocollo”) è la definizione di specifici presidi di controllo volti a mitigare il rischio di commissione del reato di Corruzione tra privati (previsto all’art. 25-ter del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231) nello svolgimento delle attività aziendali
AMBITO DI APPLICAZIONE
Il presente Protocollo si applica a tutte le tipologie di attività che comportano un rischio di commissione del reato di Corruzione tra privati (previsto all’art. 25-ter del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231) nello svolgimento delle attività aziendali
Reato di corruzione tra privati (art. 2635 comma 3 c.c.)
Tale ipotesi di reato si configura nel caso in cui un soggetto dia o prometta denaro o altra utilità agli amministratori, direttori generali, dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, sindaci e i liquidatori o soggetti sottoposti alla direzione o vigilanza di questi ultimi, affinché, per sé o per altri, compiano o omettano atti in violazione degli obblighi inerenti al loro ufficio o degli obblighi di fedeltà, cagionando nocumento alla Società. La lettera s-bis dell’art. 25 ter del Decreto 231, rinviando ai “casi previsti dal terzo comma dell’art. 2635 comma 3 c.c.”, sanziona la società nel cui interesse taluno ha corrisposto/promesso denaro/utilità ai soggetti qualificati di cui sopra.
FUNZIONI/RISORSE AZIENDALI COINVOLTE
Si rimanda alla parte speciale del MOG 231 aziendale
Attività sensibili
- Flussi finanziari,
- operazioni sul capitale sociale (es. acquisto azioni proprie, operazioni straordinarie, emissione nuove azioni etc.),
- gestione del contante;
- rapporti con le banche;
- reclami;
- gestione liberalità e sponsorizzazioni;
- gestione sinistri;
- gestione assunzioni;
- atti traslativi;
- rapporti con enti di certificazione o con organizzazioni collettive di cui al c.c. diverse dalle società;
- rapporti con società collegate o controllate,
- rapporti con i consulenti e con i fornitori,
- rapporti con soggetti competitor,
- rapporti con il collegio sindacale (se esistente)
- rapporti con i partner e fornitori
ESEMPI
- Anche in concorso con altri soggetti, utilizzare le risorse finanziarie della Società al fine di compiere atti di corruzione: ad es. verso imprese private, per ottenere ad. es. sconti fuori mercato o informazioni riservate, o nei confronti di un istituto di credito al fine di ottenere – attraverso modifiche nel rating attribuito alla Società- finanziamenti altrimenti non dovuti ovvero a condizioni più vantaggiose.
- Anche in concorso con altri soggetti, promettere denaro o altra utilità ad amministratori, direttori generali, dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, sindaci o liquidatori di società private (art. 2635, comma 1, c.c.), ovvero a personale sottoposto a direzione o a vigilanza di uno di tali soggetti (art. 2635, comma 2, c.c.), al fine di realizzare un’operazione straordinaria ad un prezzo svantaggioso per la società acquirente, cui i soggetti citati afferiscono
- Anche in concorso con altri soggetti, utilizzare la cassa contanti della Società al fine di compiere atti di corruzione verso imprese private (es. fornitori o istituti di credito): ad es. per ottenere sconti fuori mercato o informazioni riservate, o nei confronti di un istituto di credito al fine di ottenere, attraverso modifiche nel rating attribuito alla Società, finanziamenti altrimenti non dovuti ovvero a condizioni più vantaggiose
- Simulare costi per rimborsi spese, per contanti fittizi o per valori superiori a quelli reali al fine di creare “fondi neri” successivamente utilizzati a fini corruttivi verso società private (es. fornitori o istituti di credito), a danno delle stesse
- Anche in concorso con altri soggetti, attraverso la dazione o promessa di denaro, corrompere il rappresentante di un istituto di credito al fine di ottenere modifiche nel rating attribuito alla Società allo scopo di ottenere finanziamenti altrimenti non dovuti ovvero a condizioni più vantaggiose
- Gestire impropriamente il sistema dei reclami allo scopo di simulare costi per rimborsi superiori a quelli reali al fine di creare “fondi neri” successivamente utilizzati a fini corruttivi verso imprese private (es. fornitori o istituti di credito), ovvero al fine di riconoscere a amministratori, direttori generali, dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, sindaci o liquidatori di società private (art. 2635, comma 1, c.c.), ovvero a personale sottoposto a direzione o a vigilanza di uno di tali soggetti (art. 2635, comma 2, c.c.) rimborsi indebiti con la finalità, anche implicita, di ottenere un indebito vantaggio per la società, a danno della società terza
- Si supponga che un cliente di una delle società del Gruppo presenti formale reclamo nei confronti della propria posizione, in assenza delle condizioni prescritte dalla legge per procedere in tal senso. Il funzionario responsabile di gestire il reclamo per l’azienda nei cui confronti è stato presentato, con l’eventuale concorso di ulteriore personale dipendente impiegato a tal fine, potrebbe, nondimeno, ritenerlo fondato, disponendo che siano assunte iniziative tali da corrispondere somme indebite verso amministratori di società private, da destinarsi a finalità corruttive
- Simulare costi per omaggi e agevolazioni di viaggio fittizi o per valori superiori a quelli reali al fine di creare “fondi neri” con i quali perpetrare atti di corruzione verso privati
- Attraverso la dazione o promessa di denaro o altra utilità, corrompere il rappresentante di una compagnia assicurativa, anche tramite interposta persona (es. consulenti esterni) al fine di ottenere risarcimenti assicurativi altrimenti indebiti (es. simulando sinistri)
- Assumere risorse legate a rappresentanti di potenziali società clienti (es. fornitori o istituti di credito) come contropartita per il compimento, da parte di questi, di comportamenti infedeli e dannosi per la società terza (es. per ottenere sconti fuori mercato o informazioni riservate, o nei confronti di un istituto di credito al fine di ottenere finanziamenti altrimenti non dovuti ovvero a condizioni più vantaggiose)
- Assegnare falsamente premi e/o incrementi retributivi ai dipendenti al fine di costituire fondi occulti da utilizzare successivamente come contropartita di atti corruttivi verso imprese private
- Elaborare buste paga alterando il costo del personale, al fine di costituire fondi occulti utilizzabili per la corruzione verso privati
- Acquistare beni indicati come utilità aziendali ma in realtà destinati ad essere elargiti a rappresentanti di società terze al fine di ottenere dagli stessi comportamenti infedeli e dannosi per la società
- Attraverso la dazione o promessa di denaro o altra utilità, corrompere il rappresentante di una potenziale società fornitrice al fine di ottenere beni o servizi a prezzi svantaggiosi per la società fornitrice stessa
- Dare o promettere denaro o altra utilità al rappresentante di un ente certificatore, al fine di indurlo ad assegnare/rinnovare la certificazione per la Società pur in assenza dei requisiti richiesti per l’ottenimento delle certificazioni (es. UNI EN ISO 9001, UNI EN ISO 14001, OHSAS 18001)
- Dare o promettere denaro o altra utilità ad un rappresentante sindacale, al fine di indurlo a sottoscrivere accordi sindacali a condizioni sfavorevoli per i lavori e quindi contro l’interesse dei lavoratori
OBIETTIVO
Obiettivo del presente protocollo è garantire che tutti i soggetti, a vario titolo coinvolti nei processi sopra elencati, mantengano condotte conformi alla politica aziendale tali da scongiurare e prevenire la commissione dei reati.
Presidi
La Società ha predisposto appositi presidi organizzativi per prevenire e controllare il rischio di commissione di reato nello svolgimento di attività. Tutte le funzioni coinvolte in tali attività sono tenute ad osservare le disposizioni
di legge esistenti in materia, la normativa interna, nonché a quanto previsto dal Codice etico e dalla procedure aziendali al fine di impedire il verificarsi di reati.
Tra essi si evidenziano:
- Compliance con il PROTOCOLLO STANDARD (l’OdV verifica la rispondenza tra un campione di atti o negozi giuridici relativi alle attività sensibili e le specifiche di cui al protocollo standard).
- Obbligo di garantire che i rapporti con gli Istituti di Credito siano gestiti esclusivamente da soggetti formalmente autorizzati (secondo statuto o per atto di delega o procura);
- garantire che la Funzione preposta alla gestione dei rapporti con gli Istituti di Credito per negoziazione/rinegoziazione di condizioni di finanziamenti/rapporti di conto corrente: A) conservi la documentazione relativa all’operazione in un apposito archivio, con modalità tali da impedire la modifica successiva se non con apposita evidenza, al fine di permettere la corretta tracciabilità dell’intero processo e di agevolare eventuali controlli successivi; B) informi l’OdV delle risultanze delle varie fasi dell’attività, nonché di qualsiasi criticità possa riscontrarsi;
- rispetto di procedure aziendali afferenti il rischio corruzione (es. procedura qualifica dei fornitori, loro requisiti; procedura affidamento incarichi a soggetti diversi e solo dopo reperimento di almeno tre preventivi; procedura gestione pagamenti dove si contempli, ad es., il rilascio all’autorizzazione al pagamento di ciascun ordine di acquisto solo a seguito del controllo sul rispetto delle condizioni contrattuali da parte del fornitore; procedura approvvigionamenti etc.)
- inserimento clausole 231 nei contratti con i terzi;
- sottoscrizione codice etico e sanzionatorio da parte del soggetto esposto al rischio reato
- obbligo di attivazione dei flussi informativi: sia quelli di cui al protocollo standard, rimessi alla discrezione del soggetto interessato; sia quelli obbligatori, pre-individuati nella parte speciale del MOG 231;
- definizione di mansionari per consentire la esatta individuazione delle competenze in seno alle risorse coinvolte
- aggiornamento degli organigrammi (generale, privacy, sicurezza, ambiente etc.)
- procedere all’assunzione di nuovo personale solo in caso di effettiva necessità e utilità per l’azienda (idem per gli scatti di qualifica o promozione);
- effettuazione delle formazione/informazione in materia di corruzione (con annessi test di valutazione).
L’Organismo di Vigilanza (OdV)
Svolge la sua funzione nel rispetto delle disposizioni previste dal Decreto 231, dal Modello 231 adottato e dal proprio regolamento.
In particolare, l’OdV ha il compito di:
- verificare l’osservanza, l’attuazione e l’adeguatezza del Modello 231 (Parte Generale, Parte Speciale, protocolli) in ottica di prevenzione della commissione dei reati individuati;
- vigilare sull’effettiva applicazione della Parte Generale, della Parte Speciale del Modello 231 e dei Protocolli e rilevazione delle deviazioni comportamentali dei soggetti destinatari qualora riscontrati dall’analisi dei flussi informativi e dalle segnalazioni ricevute;
- verificare periodicamente, con il supporto delle funzioni ritenute necessarie, il sistema di deleghe e procure e il sistema autorizzativo in vigore;
- verificare periodicamente il rispetto del principio di separazione di funzioni all’interno delle singole aree operative ed in particolare per quanto riguarda le attività sensibili rilevate;
- verificare il rispetto delle procedure operative esistenti sulle aree sensibili;
- aggiornare il Modello 231.
L’OdV comunica quindi i risultati della propria attività di vigilanza e controllo all’organo esecutivo aziendale con cadenza annuale (rendiconto) ovvero senza indugio quando, considerata la fattispecie, appare opportuno che la direzione proceda con eventuali provvedimenti sanzionatori, correttivi o di ripristino stato.
